Фуршет – неотъемлемая часть различных мероприятий, от пресс-конференций до презентаций. Но даже самый скромный фуршет в рамках пресс-конференции приобретает особое, инструментальное, значение. Именно здесь он рассматривается специалистами как оптимальное место для налаживания коммуникаций с журналистами, к чему весьма располагает неформальная обстановка и представленные вкусности. Успешность коммуникации на фуршете во многом зависит от его грамотной подготовки.

Есть два способа организовать фуршет:

- обратиться к компании, предоставляющей такие услуги;

- организовать своими силами.

Мы рассмотрим второй способ, более затратный по времени, но при этом обычно более выгодный в финансовом плане.

Для начала нужно узнать, где будет проходить пресс-конференция и заранее осмотреть место. В идеале конференция проводится в одном зале, а фуршет - в другом. Если такой возможности нет, то нужно найти оптимальное место для столов в том же зале, где будет проходить пресс-конференция.

Существует много деталей, на которые нужно обращать внимание при самостоятельной организации фуршета:

Стол должен стоять так, чтобы к нему можно было подойти со всех сторон. Если он будет находиться в углу, что случается на некоторых мероприятиях, то это может вызвать массу неудобств. Прослыть «самым голодным» захочет далеко не каждый – в итоге гости могут не решаться подойти к столу. Затем же, когда все наберутся смелости, появится другой вопрос – как избежать «толкучки» у стола.

Для фуршета лучше использовать не слишком дорогую скатерть, но в то же время достаточно презентабельную. В любом случае она должна быть чистой и аккуратно расправленной по столу. Для украшения фуршетного стола можно использовать цветы и даже красиво оформленные салфетки.

3. Мебель.

Фуршет подразумевает отсутствие стульев. Но для удобства гостей желательно расставить стулья вдоль стен помещения. Также желательно иметь в помещении небольшие столики, куда гости могут поставить посуду, чтобы не держать всё в руках.

В основном на фуршете подают разнообразные канапе, легкие закуски, фрукты. Что касается напитков, обычно гостям фуршета предлагают шампанское и вино. Но не стоит забывать о минеральной воде и соке.

Прежде чем заказывать или готовить блюда, нужно определиться с количеством гостей. При этом нужно продумать свои действия в случае, если гостей окажется больше ожидаемого количества.

Важно помнить о том, где и в какое время года проводится пресс-конференция. Например, если она проходит летом на свежем воздухе, то не стоит подавать скоропортящиеся продукты (пирожные например.).

Официанты, как известно, должны быть незаметны, ненавязчивы и при этом максимально корректны. Их задача на фуршете – предлагать блюда и напитки, быстро убирать грязную посуду и мусор, обновлять блюда на столах. В случае жесткой экономии средств роль официантов могут выполнить сотрудники компании.

Это всего лишь мелочи, на первый взгляд очевидные, однако часто именно про них забывают. В итоге ПР-специалист на фуршете продолжает заниматься его организацией и решать мелкие вопросы. Иными словами, внимание к мелочам в подготовке фуршета позволяет сэкономить время для приобретения контактов и налаживания ценных связей.