Массовые мероприятия давно уже стали привычным явлением в крупных городах: фестивали, семинары, концерты, форумы… Цели, которые преследуют компании, устраивая такие действа, могут звучать по-разному, например: «формирование и поддержание имиджа», «продвижение торговой марки» или «повышение лояльности аудитории». Задача при этом одна — создать зрелище и обеспечить внимание аудитории. Не простая, надо сказать, задача.

Зрелище создают организаторы, а вот как привлечь аудиторию? Тут на помощь приходят СМИ, которые как нельзя лучше могут обеспечить интригу и заинтересовать «зрителей». Основной механизм взаимодействия со СМИ в рамках освещения событий – информационное партнерство. Рассмотрим его подробнее.

Информационное партнерство представляет собой сотрудничество средства массовой информации и организаторов мероприятия на взаимовыгодных условиях. Вклад СМИ обычно заключается в предоставлении площадей и подготовке материалов, что обеспечивает освещение мероприятий и, соответственно, информирование аудитории. Организаторы, в свою очередь, обеспечивают возможность продвижения СМИ на мероприятии (размещение баннера, печатной продукции, упоминание на мероприятии и др.). Эти отношения могут закрепляться как письменным, так и устным договором.

На первый взгляд схема информационного партнерства кажется простой и понятной, но и здесь есть свои «подводные камни». Эффективность освещения мероприятия во многом зависит от умения организаторов работать с журналистами.

Ключевой принцип взаимодействия с информационным партнером – контроль выполнения его обязанностей. Нужно следить как за количеством выходов, так и за качеством материалов. Упущенные возможности, в частности отсутствие планируемых материалов или неверный контекст, могут привести к сбою информационной кампании. Кроме того, некоторым журналистам только дай волю, и они могут такое написать! Поэтому лучше прописывать в договоре пункт об обязательном согласовании материалов.

Внезапный отпуск журналиста, с которым ведется работа, нежелание согласовывать материал – это далеко не весь список кризисных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с информационным партнером. Что же делать в таких случаях? Обращаться к ответственному лицу в конкретном СМИ, которое курирует работу журналиста. Это может быть ПР-менеджер, заместитель редактора или менеджер по рекламе. Если журналист, «назначенный» на освещение мероприятия, вдруг уходит в отпуск, сознательное СМИ обязательно предоставит ему замену. Что касается согласования материалов, это элементарная этика журналистики, известная, к сожалению, не всем «акулам пера».

Что можно сказать в итоге? Процесс общения с информационным партнером должен быть постоянным, контролируемым и последовательным. Контроль, контроль и еще раз контроль – вот его основа! Одно неверное слово из уст СМИ и как результат – темное пятно на репутации мероприятия и его организаторов. Так зачем же так рисковать, если можно взять в свои руки весь процесс коммуникации и выстраивать его в нужном русле. Главное помнить – все материалы и сведения о мероприятии не должны проходить мимо организаторов, ведь доподлинно известно: кто владеет информацией, тот владеет миром.