Основным информационным текстом в области связей с общественностью является пресс-релиз. Однако не всегда необходимый объем информации можно передать в одном тексте. Одного пресс-релиза явно недостаточно для пресс-конференций, презентаций, пресс-туров, специальных событий.

Чтобы избежать ошибок в материалах СМИ, необходимо предоставлять журналистам подробную информацию о событии, организаторах, специфике бизнеса или выпускаемой продукции.

Функцию своеобразного информатора и помощника СМИ на мероприятиях выполняет пресс-папка. В общем виде она представляет собой пакет документов, содержащих исчерпывающую информацию о происходящем событии и его организаторах.

Однако перед тем, как подробнее коснуться содержания, вспомним знаменитую пословицу, которая как нельзя кстати подходит к пониманию сущности пресс-папки: «Встречают по одежке, провожают по уму». Действительно, журналист сначала подержит папку в руках, а только потом заглянет внутрь, поэтому дизайн её должен привлекать. Чем интереснее будет внешний вид папки, тем больше будет желание обратиться к ней. Так, например, компания IKEA сделала пресс-папку, стилизованную под коробку для мебели. Конечно воплощение подобных идей требует немалого бюджета, поэтому для начала можно ограничиться ключевым условием: дизайн папки должен отвечать фирменному стилю компании.

Не стоит сильно увлекаться формой - необходимо помнить и о содержательной стороне пресс-папки, ведь именно она определяет ее эффективность. Оптимальный набор документов для прессы может включать в себя: пресс-релиз или информационное письмо, справку о компании (событии), биографии топ-менеджмента или участников мероприятия, их обращения к аудитории, диск с подписанными фотографиями и т.д.  В то же время пресс-папка должна быть максимально функциональной для журналиста. Её объем и структура не должны затруднять поиск информации, иначе репортер вовсе может запутаться в данных.

Таким образом, пресс-папка – это комплект текстов для представителей СМИ, который позволяет им сориентироваться в ходе мероприятия и формирует определенное представление о компании, продукте и персонах. Сэкономьте время и усилия журналиста благодаря пресс-папке - он отблагодарит точным и объективным материалом.